SWS, jak pisze Górski (1999), jest podstawą dla projektu wytworzenia systemu i bazą, na której wykonawca szacuje koszt i czas trwania projektu. Jest to środek komunikacji pomiędzy tymi, którzy definiują problem (klientami - „właścicielami problemu”), a tymi, którzy zamierzają go rozwiązać czyli wykonawcami systemu. Specyfikacja wymagań powinna być rozszerzona o kryterium akceptacji systemu oraz plan i sposób przeprowadzenia odpowiednich testów akceptacyjnych (których celem jest potwierdzenie, że system spełnia specyfikacje) wraz ze skalami pomiarowymi i pożądanymi wartościami dla zdefiniowanych funkcji systemu. Testowanie może prowadzić do konkretnych wniosków jedynie wtedy, gdy otrzymywane rezultaty mogą być pomierzone i porównane z wcześniej zdefiniowanymi kryteriami.
Niepoprawna specyfikacja naraża projekt na dodatkowe koszty i opóźnienia w realizacji, a nawet zagrożenie zarzucenia projektu. Błędna informacja w specyfikacji może zostać potraktowana jako rzeczywiste wymaganie i w konsekwencji będzie stanowić podstawę projektu systemu, by w końcu stać się częścią implementacji - może to doprowadzić do wytworzenia nieodpowiedniego lub niepotrzebnego oprogramowania. Naprawa takiej sytuacji jest niezwykle kosztowna.